Tout recrutement est soumis au respect de plusieurs règles à connaître. L’embauche d’un salarié est une opération délicate et encadrée par la loi et les conventions collectives. Diverses études estiment que l’embauche ratée coute environ 50 K € à l’entreprise, tous coûts confondus.
Avant la signature du contrat de travail, se déroule la phase de recrutement : l’entretien d’embauche.
L’employeur est libre de recruter le candidat de son choix. Cependant, certaines règles sont à respecter (respect de la vie privée, principe de non-discrimination). Suite à l’entretien, il se peut que l’employeur fasse une promesse d’embauche avant la signature du contrat.
Définir son besoin de recrutement
Avant de faire connaître une offre d’emploi, il est nécessaire de définir avec précision le poste à pourvoir. Il faut analyser les besoins de l’entreprise : besoin d’un salarié de manière permanent ou temporaire ? Structurelle ou conjoncturelle ? Les missions qui vont lui être confiées ?
Si le besoin est conjoncturel : on opte pour une embauche en CDD ou en contrat intérimaire
Si le besoin est structurel et permanent : on opte pour une embauche en CDI
Il peut s’agir d’un recrutement temporaire du un accroissement de l’activité de l’entreprise : on privilégie l’embauche en intérim.
Les clauses du contrat de travail : Certaines caractéristiques du poste doivent se préciser dans le contrat de travail lui-même :
- Qualification professionnelle
- La rémunération
- Modalités de décompte du temps de travail
Des clauses spécifiques peuvent s’insérer dans le contrat en fonction des particularités du poste.
La recherche de candidat
Avant de rechercher un candidat par le biais d’une offre d’emploi, l’employeur doit informer des salariés en place ou d’anciens salariés de l’existence d’un poste à pourvoir. Certaines conventions imposent une obligation d’information des salariés de l’entreprise sur les postes à pourvoir avant de lancer une opération de recrutement en externe. Le Code du travail prévoit une priorité d’accès aux emplois vacants pour les salariés à temps partiel qui souhaitent occuper ou reprendre un emploi à temps plein. Inversement, les salariés à temps plein qui souhaitent occuper ou reprendre un emploi à temps partiel bénéficient également d’une priorité d’accès. Une priorité d’accès à l’emploi se prévoit par la loi au profit des salariés qui souhaitent passer d’un travail de nuit à un travail de jour et inversement
Les salariés licenciés pour motif économique sont prioritaires pour postuler sur les emplois disponibles pendant l’année qui suit leur licenciement s’ils en ont fait la demande. L’employeur les informe de tout emploi devenu disponible et compatible avec leur qualification. Il doit également informer les représentants du personnel de tout emploi disponible et afficher la liste de ces emplois. Une priorité de réembauche d’un an existe aussi au profit des salariés qui ont demandé la rupture de leur contrat de travail après la naissance ou l’adoption d’un enfant.
La rédaction de l’offre d’emploi conforme à la législation
L’employeur est le plus à même de décrire et de rédiger le poste à pourvoir.
Une fois les éventuelles candidatures internes et réembauches prioritaires purgées, il faut rendre l’offre d’emploi publique et la diffuser.
Le Code du Travail fixe un certain nombre de règles et clauses obligatoires pour la rédaction de l’offre :
- La date et la langue de rédaction. L’offre d’emploi se rédige en français. Lorsque l’emploi ou le travail offert ne se désigne que par un terme étranger, le texte doit comporter une description en français détaillée pour ne pas induire un candidat en erreur.
La rédaction d’une offre d’emploi en langue étrangère est passible d’une amende de 450 € pour une personne physique et de 2250 € pour une personne morale
- Les caractéristiques du poste et de la fonction
- Le lieu de travail
D’autres clauses sont à interdire :
- Allégations fausses
- Termes entraînant une discrimination
Allégations fausses : La loi interdit de soumettre une offre d’emploi qui se fonde sur :
- L’origine, le sexe, la situation de famille, la grossesse
- L’apparence physique, le patronyme, l’état de santé, le handicap
- Les caractéristiques génétiques, les mœurs, l’orientation sexuelle
- L’âge, les opinions politiques et religieuses, les activités syndicales
L’offre d’emploi et/ou l’opération de recrutement discriminatoire est passible d’une peine de prison de 3 ans et/ou d’une amende de 45.000 €. À côté de cette sanction générale pour discrimination, il existe des incriminations spécifiques relatives à la mention de l’âge et du sexe dans une offre d’emploi. Il est interdit de mentionner, dans une offre d’emploi, une limite d’âge maximale. La méconnaissance de cette interdiction est sanctionnée par une amende de 450 € lorsque l’auteur de l’infraction est une personne physique et de 2250€ lorsque l’auteur de l’infraction est une personne morale. De façon identique, il est en principe interdit de mentionner dans une offre d’emploi le sexe ou la situation de famille du salarié recherché.
Méconnaître cette interdiction est sanctionné par une peine d’un an de prison et/ou de 3 750€ d’amende.
Date de l’offre d’emploi : La publication et la diffusion d’une offre d’emploi se date. Cette dernière exigence est devenue particulièrement nécessaire avec la montée en puissance de la diffusion des offres d’emploi sur internet qui est, par nature, continue.
La sélection des CV
Il n’existe pas de recrutement sans CV. Il existe des dispositions impératives. Un candidat ne peut pas mettre n’importe quelle information sur son CV. Un employeur ne peut pas les trier sur n’importe quels critères non plus. Le Code du Travail fixe les règles à connaître que l’on soit employeur ou employé.
Si l’employeur a des doutes sur la formation ou l’expérience d’un candidat, il peut lui demander :
- Une copie de ses diplômes
- Les certificats de scolarité
- Les attestations de stage
Il ne peut, en revanche, exiger la remise de son dossier scolaire ou une copie de ses bulletins de paie afin de vérifier le bien-fondé des prétentions financières.
Si un employeur souhaite obtenir des informations de la part d’une ou plusieurs entreprises où un candidat a exercé une activité professionnelle, il doit veiller à en informer ce dernier. Les anciens employeurs doivent fournir des renseignements de nature professionnelle au risque d’engager leur responsabilité civile vis-à-vis du candidat.
Réaliser un entretien d’embauche
L’entretien d’embauche peut prendre deux formes :
- Un entretien collectif : L’objectif est d’évaluer les compétences de plusieurs candidats à qui l’on demande de résoudre un problème ou une situation en commun
- Un entretien individuel : L’objectif consiste à interroger chaque candidat sur son parcours et ses aspirations professionnelles
Des informations peuvent se demander à un candidat, soit oralement, soit par écrit, par le biais d’un questionnaire.
Pour qu’un entretien d’embauche se déroule bien, il s’agit de le conduire pour l’employeur et de s’y démarquer pour le candidat.
L’entretien d’embauche s’encadre par la législation. Toutes les questions ne sont pas permises. La discrimination, par exemple, est une peine encourue assez lourde puisqu’elle peut aller jusqu’à 45000 € d’amende et 3 ans de prison.
Les questions autorisées :
- L’état civil du candidat (nom, prénom, adresse actuelle, lieu de naissance…). Pour les personnes de nationalité étrangère, les informations qui attestent de la possibilité de les embaucher (carte de séjour, par exemple)
- Les diplômes obtenus (pas le dossier scolaire)
- Les emplois occupés et/ou l’expérience professionnelle acquise
- L’existence d’une clause de non-concurrence ou d’une clause exclusivité
- La détention du permis de conduire
Les questions prohibées :
Toutes les questions qui contiennent un motif discriminatoire énoncé par le Code du travail sont prohibées. Sont, en particulier, exclues les questions relatives à :
- L’état de santé, grossesse
- Les opinions politiques, philosophiques ou religieuses
- L’appartenance à un syndicat
- La situation familiale, les mœurs
La promesse d’embauche et les formalités
Tout contrat de travail ne se formalise pas nécessairement par écrit pour être valable :
- Si le salarié est recruté en CDI, à temps plein, la loi n’exige pas la conclusion d’un contrat écrit dès que l’employeur lui fournit certaines informations essentielles (lieu de travail, qualification, rémunération, mention de la convention collective applicable…) par le biais d’un ou de plusieurs autres documents (lettre d’embauche, bulletin de paie…)
- Si le salarié est en CDD ou en contrat d’intérim, l’entreprise a deux jours pour formaliser la relation de travail par un contrat écrit et signé par les deux parties, sous peine de requalification du contrat.
Le contrat de travail doit permettre de fixer les règles entre le salarié et l’employeur pour aujourd’hui, mais également pour demain en anticipant les possibles évolutions de l’entreprise, du marché, de la carrière de l’individu…
L’entreprise peut confier la rédaction et/ou la lecture du contrat à un professionnel du droit du travail. Lui seul sera à même de rédiger un document suffisamment souple et protecteur pour assurer la pérennité de la relation, ou de vous renseigner sur les possibles failles qui figurent sur le contrat.
La déclaration d’un salarié
L’employeur doit effectuer une DPAE auprès de l’URSSAF dans laquelle se situe l’établissement d’accueil du futur salarié.
Cette déclaration regroupe :
- La déclaration préalable à l’embauche dans les 8 jours précédents l’embauche- 2 jours pour un contrat en intérim
- La déclaration d’une première embauche dans un établissement
- La demande d’immatriculation du salarié au régime général de Sécurité Sociale
- L’affiliation au régime d’assurance chômage
- L’adhésion à un service de santé au travail
- La demande de visite médicale d’embauche
- La liste des salariés embauchés pour le pré-établissement de la DADS