Pourquoi doit-on conserver certains documents ?
Certains documents doivent être conservés un certain temps en cas de contrôle de l’inspection du travail, de l’administration fiscale ou de l’URSSAF.
I-En cas de contrôle de l’inspection du travail
a) 5 ans
– les contrôles et vérifications de l’inspection du travail :
Toutes les observations et mises en demeure de l’inspection du travail ainsi que les contrôles concernant la santé et la sécurité au travail doivent être conservés 5 ans. (art.D.4711-3 CT)
–le Registre Unique du Personnel (RUP)
Ce registre est à conserver 5 ans à partir de la date où le salarié a quitté l’entreprise.
b) 3 ans
Tous les documents permettant de comptabiliser le nombre de jours de travail effectués par les salariés qui sont concernés par les conventions de forfaits. (art.D.3171-1 6, 3° CT)
c) 1 an
« Tous documents permettant de comptabiliser les heures de travail effectuées par chaque salarié » (art.D.3171-16, 1° CT).
Sont également à conserver pendant 1 an, les documents notifiant « le nombre d’heures d’astreintes accomplies chaque mois par le salarié ainsi que la compensation correspondante » (art.D.3171-16, 2° CT).
II-En cas de contrôle de l’administration fiscale
Les déclarations de TVA, d’impôts (taxes foncières, contributions à l’audiovisuel, impôts sur les sociétés, impôts sur le revenu, les Bénéfices Industriels et Commerciaux (BIC) et Bénéfices Agricoles (BA), grand livre…) sont à conserver 6 ans.
III-En cas de contrôle d’URSSAF
« Le contrôle d’URSSAF, permet de vérifier la bonne application des législations de Sécurité sociale et d’assurance chômage, de s’assurer de l’exactitude des déclarations et porte sur les cotisations et contributions non prescrites ».
Les documents et pièces justificatives sont à conserver pendant 6 ans à compter de la date d’établissement des documents.
Les documents demandés lors d’un contrôle d’URSSAF sont les suivants :
Les documents sociaux
- Livres annuels de paie, fiche individuelles, état annuels des cotisations et bulletins de salaire.
- Convention collective applicable dans l’entreprise
- Registre unique du personnel
- Contrat de travail et conventions de stage
- Contrats de travail ouvrant droit à une exonération de cotisations
- Les états justificatifs des aides et allègements liés à la réduction du temps de travail
- Les états justificatifs mensuels de la réduction générale des cotisations
- Accord de réduction du temps de travail
- Convention ARTT conclue entre l’Etat et l’entreprise ou déclaration adressée à la DDTEFP
- Contrats de retraite et prévoyance (contrats, avenants, conditions générales, clauses particulières, formalisme de mise en place).
- DADS/DSN et TR
Les documents comptables et financiers
- Balances générales, bilans et comptes de résultats
- Grand livres généraux et pièces comptables
- Etat de rapprochement comptabilité/DADS
- Pièces justificatives de frais de déplacement
- Contrats et factures sous traitants/prestataires
- Modalités de calcul des Avantages en Nature
- Comptabilité du Comité d’entreprise
- Déclarations fiscales et sociales des revenus professionnels des 4 dernières années
- Justifications des déductions provenant d’autres activités indépendantes.
Les documents administratifs et juridiques
- Extrait de votre inscription au registre du commerce et/ou au répertoire des métiers
- Statuts et registre des délibérations
- Contrats et accords liés à l’épargne salariales (participation, intéressement, PEE, PPESV, etc…)
- Rapports du Commissaire aux comptes
- Conclusion du dernier contrôle fiscal
- Si vous êtes concernés par l’article 32 de la loi Essoc du 10 Août 2018, les attestations effectuées par les autres administrations.
- Protocole transactionnels, Procédures prudhommales en cours ou terminées.
- Décision éventuelles de Pôle Emploi sur la participation au régime d’assurance chômage du mandataire social ou associé. Ce document est nécessaire pour la vérification des réductions générales des cotisations.
- IV-En cas d’action en justice
Ces documents doivent être conservés afin de faire face à d’éventuelles réclamations ou actions (civiles ou pénales) des salariés ou anciens salariés des entreprises utilisatrices ou de l’administration.
La conservation de ces documents est différente selon les régimes de prescriptions civiles ou pénales.
« La prescription de droit commun est de 5 ans »(art.2224 C.civ.)
La conservation des documents pour les actions portées en droit du travail est de :
- « 2 ans, pour les actions portant sur l’exécution du contrat de travail
- 12 mois, pour les actions portant sur la rupture du contrat de travail » (art.L.1471-1 CT)
Concernant la prescription pénale, elle est de 1 an révolu pour les contraventions et de 6 ans révolus pour les délits. (art.9 et 8 C.proc.pén.)
Les documents à conserver 6 ans
- La garantie financière :
- Les documents relatifs aux actions des représentants du personnel (procès-verbaux des élections et des réunions…)
Les documents à conserver 5 ans
- « Les contrats de mise à disposition y compris les avenants (art.L.110-4 C.com)
- Les documents relatifs à l’épargne salariale »
Les documents à conserver 3 ans
La prescription de l’action en paiement ou en répétition du salarié est passée à 3 ans.
« La demande peut être faite sur les sommes dues des 3 dernières années à compter du jour où le contrat de travail a été rompu » (art.L.3245-1 CT).
Les documents à conserver 2 ans
Tous les documents concernant le contrat de travail (dossier disciplinaire ; entretiens d’évaluation ; relevés d’heures ; les autorisations d’absences et justificatifs…)
Les documents à conserver 1 an
- Le double du certificat de travail remis au salarié
- Les documents relatifs aux indemnités légales ou conventionnelles de licenciement, aux dommages intérêts pour rupture abusive qui n’ont pas la nature d’un élément de rémunération…
« Il est recommandé de conserver les documents remis à la fin de la mission du salarié intérimaire ou à la fin de CDD (certificat de travail et attestation Pôle emploi) au moins pendant 1 an ».
Les documents à conserver par les ETT
