Tout employeur est dans l’obligation de détenir :
- le Registre Unique du Personnel (RUP) ;
- le registre du Comité d’Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail (CHSCT) ou du Comité Social et Economique ;
- le registre de sécurité ;
- le registre des mises en demeure et observation de l’inspection du travail ;
- le registre de la délégation du personnel ;
- le registre des accidents du travail bénins ;
- le registre des repos hebdomadaire ;
- le carnet des travailleurs à domicile ;
- la dématérialisation
I.Registre Unique du Personnel (RUP)
Tout employeur doit tenir le RUP mis à jour à chaque embauche et départ du personnel.
L’absence de ce registre, ou le défaut de mise à jour peut entraîner une amende de 3 750€ par salarié concerné (art .R.1227-7 CT).
- a) les mentions obligatoires du RUP sont :
– les noms et prénoms du salarié,
– la nationalité,
– la date de naissance,
– le sexe,
– l’emploi,
– la qualification,
– la date d’entrée dans l’entreprise et de sortie de l’établissement,
– lorsqu’une autorisation d’embauche ou de licenciement est requise, la date de celle-ci ou à défaut la date d’autorisation. (art.D.1221-23 CT)
- b) les mentions spécifiques du RUP sont :
– «salariés intérimaires : l’EU doit mentionner dans son RUP « salarié temporaire » ainsi que le nom et l’adresse de l’ETT.
- salariés mis à disposition par un groupement d’employeurs : il doit être mentionné « mis à disposition par un groupement d’employeurs » ainsi que le nom et l’adresse du groupement.
- salariés en CDD : il doit être mentionné « contrat à durée déterminée ».
- salariés à temps partiel : il doit être mentionné « salarié à temps partiel ».
- jeunes en alternance : il doit être mentionné « apprenti » ou « contrat professionnel ».
- travailleurs étrangers qui doivent posséder un titre pour exercer une activité professionnelle : mentionner le type et le numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail et y annexer une copie du titre. (art.D.1221-24 CT)
- salariés détachés : y annexer une copie des déclarations préalable de détachement. (art.D.1221-24 CT)
- stagiaires ou volontaires en service unique : mentionner par ordre d’arrivée, le nom et prénom des stagiaires et volontaires en service civique, les dates de début et de fin de leur présence dans l’entreprise ainsi que les noms et prénoms du tuteur et le lieu de présence du stagiaire ou volontaire ».
Le RUP doit être émis sous format papier mais il peut éventuellement être dématérialisé.
Il doit être consultable par le CSE de l’inspection du travail et des agents de contrôle des organismes de sécurité sociale (URSSAF et MSA). (art.L.1221-15 CT)
Le RUP doit être conservé 5 ans à la date de laquelle le salarié ou le stagiaire à quitter l’établissement. (art.R1221-26 CT)
II.Registre spécial du CHSCT ou CSE
Ce registre est tenu par l’employeur et mis à la disposition des membres du CHSCT ou du CSE lorsqu’il a été mis en place. (art.D.4132-2 CT)
Il contient les avis des élus membres « concernant l’existence de danger grave ou imminent dans l’entreprise. Ces avis sont datés et signés et indiquent les postes de travail concernés par le danger constaté, la nature et la cause de ce danger ainsi que le nom des salariés exposés ». (art.D.4132-1 CT)
III.Registre de sécurité
Ce registre doit mentionner les attestations, consignes, résultats et rapports relatifs à la santé et sécurité au travail. (art.L.4711-1 CT)
Il est consultable par les membres du CHSCT, les délégués du personnel et le médecin du travail.
IV.Registre des mises en demeure et observations de l’inspection du travail
Il n’est pas obligatoire de répertorier les observations des mises en demeure dans ce registre. Ces documents doivent juste être conservés ou consignés dans le registre de sécurité qui est à conserver 5 ans.
V.Registre de la délégation du personnel
« Les demandes présentées par les membres du CSE à l’employeur et les réponses consécutives de l’employeur sont transcrites sur un registre spécial ».
Ce registre doit être mis à disposition des salariés de l’entreprise pendant un jour ouvrable mais en dehors des heures de travail.
VI.Registre des accidents du travail bénins
Lorsque l’accident du travail n’a pas entraîné d’arrêt de travail, ni de soins médicaux donnant lieu à une prise en charge par les organismes de sécurité sociale, l’accident du travail doit être notifié dans le registre des accidents du travail.
Afin de pouvoir tenir ce registre, l’employeur doit obtenir une autorisation délivrée par le CARSAT du lieu d’implantation de l’établissement selon les conditions suivantes :
- « présence permanente d’un médecin, d’un pharmacien ou d’un infirmier diplômé d’Etat ou d’une personne chargée d’une mission de santé et de sécurité dans l’établissement détentrice d’un diplôme national de secouriste complété par le diplôme de sauveteur secouriste du travail délivré par l’institut national due recherche et de sécurité ou les caisses régionales d’assurance maladie,
- existence d’un poste de secours d’urgence,
- respect par l’entreprise des obligations relatives au CHSCT ou au CSE lorsqu’il a été mis en place ».
Les accidents doivent être notifiés dans ce registre dans les 48 h après l’accident de son salarié en stipulant son nom, la date, le lieu, les circonstances de l’accident, la nature et la localisation de la blessure. De plus, il doit être aussi notifié le nom de la personne qui a soigné la victime de l’accident.
L’employeur doit ensuite envoyer en LRAR, à la fin de chaque année civile à la CARSAT du lieu d’implantation de l’établissement, le registre des accidents du travail.
« Ce registre doit être mis à la disposition des contrôleurs de l’URSSAF, de l’inspection du travail et des membres du CHSCT ou du CSE ».
VII.Registre des repos hebdomadaires particuliers du personnel
Lorsque le repos hebdomadaire n’est pas un dimanche, tout employeur doit détenir un registre des repos hebdomadaires où est notifié le jour de repos de chaque salarié et les fractions de journées choisies. (art.R.3172-2 CT)
VIII.Carnet des travailleurs à domicile
Ce carnet doit doit être établi en 2 exemplaires (un pour l’employeur et un pour le salarié).
Doit être notifié dans ce carnet :
- « le nom et l’adresse de l’établissement ou les noms, prénoms, et adresse du donneur d’ouvrage ;
- la référence des organismes auxquels le donneur d’ouvrage verse les cotisations de sécurité sociale et le numéro d’immatriculation sous lequel ces cotisations sont versées ;
- le numéro d’inscription au registre du commerce ou au registre des métiers ;
- la nature et la quantité du travail, la date à laquelle il est donné, les temps d’exécution, les prix de façon ou les salaires applicables ;
- la nature et la valeur des fournitures imposées au travailleur ainsi que les frais d’atelier et accessoires ;
- le cas échéant, la date à laquelle le travail est livré ».
IX.Dématérialisation
Les entreprises peuvent utiliser la dématérialisation de ces registres selon certaines règles et conditions :
- accessibilité d’utilisation et de compréhension, sans risques d’altération de toutes les mentions obligatoires (art.D.8113-2 al. 1 CT) ;
- pouvoir justifier de la délivrance du récépissé attestant que le chef d’entreprise a effectué la déclaration préalable à la CNIL (art.D.8113-3 al. 2CT) ;
- doivent être informés les DP, le CHSCT ou CSE lorsque la loi leur donne un droit d’accès à ces documents (art.L.2315-5 CT)
« Ces documents doivent être présentés dans les mêmes conditions et conservés pendant le même délai que ceux auxquels ils se substituent ». (art.D.8113-2 al. CT)
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Nature du registre |
Contenu |
Consultables par |
Sanctions1 |
Délai de conservation |
| Registre unique du personnel | Nom, prénom, date de naissance, nationalité, sexe, emploi, qualification, date d’entrée et de sortie de l’entreprise ainsi que certaines mentions spécifiques pour des salariés particuliers.
L’EU doit mentionner en plus le nom et l’adresse de l’ETT. |
Inspecteur du travail Contrôleurs URSSAF DP / CSE. |
750 €/irrégularité |
5 ans |
| Registre du
CHSCT ou du CSE |
Avis sur l’existence d’une cause de danger grave ou imminent ainsi que
le ou les postes de travail concernés, la nature du danger et le nom du ou des salariés exposés. |
Membres du CHSCT
ou du CSE. |
– |
6 ans |
| Registre des
contrôles techniques de sécurité |
Documents relatifs aux contrôles et
aux vérifications mis à la charge de l’employeur en matière d’hygiène et de sécurité. |
DP, membres du
CHSCT ou du CSE Médecin du travail Inspecteur du travail Contrôleurs de la Carsat |
750 €/irrégularité |
5 ans, et, dans
tous les cas, ceux des derniers contrôles ou vérifications de l’inspection du travail |
| Registre de la délégation du personnel | Notes écrites exposant les demandes de la délégation du personnel au CSE (anciens DP) et les réponses de l’employeur. | Salariés de l’entreprise Inspecteur du travail DP |
– |
– |
| Registres des mises en
demeure (facultatif depuis 2004) |
Observations et mises en demeure de l’inspection du travail en matière
d’hygiène, de sécurité, de médecine du travail et de prévention des risques. |
Membres du CHSCT Médecin du travail
Inspecteur du travail Contrôleurs de la CARSAT DP |
750 €/irrégularité |
5 ans, et, dans tous les cas,
ceux des derniers contrôles ou vérifications de l’inspection du travail |
| Registre des accidents du
travail bénin |
Mention des accidents du travail bénins, avec indication du nom de la
victime, des date, lieu et circonstances de l’accident, de la nature et localisation des lésions, et du nom de la personne de l’entreprise ayant donné des soins. |
Inspection du travail
Contrôleurs Urssaf Médecin du travail Membres du CSE ou du CHSCT |
750 € |
5 ans |
| Registre des repos
hebdomadaires particuliers du personnel |
Mention, pour chaque salarié, du jour et des fractions de journées
choisies pour le repos, lorsque le repos hebdomadaire est attribué par roulement et non le dimanche pour l’ensemble du personnel. |
Inspection du travail
Salariés qui en font la demande. |
– |
Il est conseillé de le conserver
2 ans compte tenu de la prescription en matière d’exécution du contrat de travail. |
(tableau édité par le Prism’Emploi)