Nous sommes tous conscients de la crise sanitaire que nous traversons et qui nous oblige à penser différemment et à travailler de manière innovante. Ces transformations ont un impact majeur sur nous, tant individuellement que collectivement.
Même à distance, nous pouvons organiser des réunions d’équipe efficaces, qu’elles se déroulent entièrement à distance ou seulement partiellement. Le nombre de participants n’est pas prédominant mais peut rapidement devenir une perte de temps et d’énergie lorsque la réunion n’est pas menée avec de tact et prédominance.
Voici donc les règles d’or indispensables à la réussite de vos futures réunions.
La première règle consiste dans l’implication de vos collaborateurs dans l’organisation de ces réunions. Demandé à vos collaborateurs de vous proposer des pratiques mais aussi des méthodes qu’ils jugent opportunes.
L’esprit d’équipe joue un rôle important et prédominant, vous devrez adapter leurs idées et les adopter comme bon il vous semble.
Dans ce contexte, vous constaterez que chaque collaborateur se sentira intégré et important
La deuxième règle consiste à informer les intervenants sur les sujets de la réunion.
Si la réunion n’a pas d’objet, alors il est préférable de passer à autre chose.
La troisième règle vise à accorder à chacun un temps de parole fixe et limite.
La quatrième règle repose sur des techniques qui vous permettront de vous améliorer.
Le choix vous appartient entièrement :
- Un tchat qui vous permet de vous exprimer sans interruption et d’impliquer tout le monde.
- Des réunions plus rythmées qui retiennent l’attention de vos collaborateurs.
- La possibilité d’ouvrir un document partagé pour édition entre deux réunions pour prolonger les échanges.
La cinquième règle vise à clôturer la réunion.
Une fois que chaque collaborateur s’est exprimé, il est important de conclure et de laisser chacun vaquer à ses occupations.
En conclusion si des actions ont été décidés, il est important de reprendre pour chaque action :
Quelles actions ?
Pour quand ?
Qui s’en occupe ?
Pour plus d’information vous pouvez vous reporter aussi au guide complet sur le télétravail mis en place par la Direction générale de l’administration et de la fonction publique, afin d’accompagner les agents et les managers dans la mise en place ou le renforcement du recours au télétravail.
Ce dernier est constitué de deux volets :
- Le volet 1, contient quelques repères pour adapter vos pratiques aux modes de travail mixtes.
- Le volet 2, vient en renfort pour apporter des précisions sur nos modes de fonctionnement.
Pour découvrir le guide complet cliquez-ici.