Les frais professionnels sont des dépenses faites par le salarié à des fins professionnelles.
Le remboursement de ces frais peut être établi de deux façons :
- Le remboursement des frais réels;
- Le versement d’allocation forfaitaire.
I.Remboursement de frais réels :
Ce remboursement correspond aux dépenses réelles engagées par le salarié et sont remboursées par l’employeur sur justificatifs.
II.Remboursement sur la base d’allocation forfaitaire :
L’employeur doit pouvoir justifier que ces frais soient d’ordre professionnels.
Lorsque les indemnisations sont inférieures ou égales aux limites d’exonérations, les allocations forfaitaires ne sont pas soumises aux cotisations.
A/Indemnités de repas ou de restauration :
Le salarié devant prendre son repas au restaurant est remboursé de ses frais.
Cependant, cette indemnité peut-être exonérée de cotisation dans la limite du montant fixé chaque année.
B/Indemnités de restaurations sur le lieu de travail ou hors des locaux de l’entreprise :
Selon certains horaires de travail ou conditions particulières d’organisations, l’employeur a la possibilité de verser à son salarié une indemnité compensatrice pour ses dépenses supplémentaires de restauration dans la limite du montant fixé chaque année.
Les indemnités de restauration sur le lieu de travail ou hors des locaux de l’entreprise ne sont pas cumulables.
Concernant le travail temporaire, si la durée de la mission n’excède pas 3 mois, des indemnités de repas sont exonérées de cotisation dans la limite des plafonds d’exonération.
Au-delà de 3 mois de mission, il est considéré que le salarié occupe un poste fixe.
C/Indemnités de grand déplacement :
Ces indemnités couvrent des dépenses supplémentaires de nourriture (limite d’exonération fixée par repas) et de logement pour le salarié en déplacement professionnel.
Le salarié doit habiter au moins à 50 km de son domicile (trajet aller) et les transports en communs ne peuvent pas couvrir cette distance en moins d’1h30 (trajet aller).
La durée de grand déplacement ne doit pas être supérieure à 3 mois de date en date. Si tel est les cas, cette durée d’affectation doit comprendre une période de suspension du contrat de travail.
Concernant la durée du grand déplacement supérieur à 2 ans, sur le même lieu de travail, le montant des indemnités subit des abattements qui évoluent selon la durée d’affectation du salarié.
D/Frais de transports :
« Depuis le 1er janvier 2009, les employeurs ont l’obligation de prendre en charge 50% du tarif de 2°classe des frais de transports publics de personnes ou de services publics de location de vélos » (art.L.3261-2 CT) .
Sont concernés les salariés permanents ou intérimaires en temps plein/ partiel, en CDI ou CDD afin de pouvoir effectuer leurs trajets entre leurs domiciles et leurs lieux de travail.
E/Déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnel
Pour certaines catégories de salariés (ouvriers du bâtiment, VRP…), les employeurs sont autorisés à appliquer à la base de calcul de sécurité sociale, une déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels dans la limite de 7 600€.
S’il n’y a pas de comité d’entreprise (CE) ou de délégué du personnel (DP) dans l’entreprise, l’employeur a l’obligation de demander à chaque salarié d’accepter ou non la « déduction forfaitaire spécifique ».
1/Les salariés intérimaires
Concernant les salariés intérimaires, une attestation sur l’honneur permet la prise en charge des frais d’abonnement au service public de voyageurs ou au service public de location de vélos.
Cependant, l’ETT peut demander un justificatif de son achat.
De plus, l’abonnement souscrit par le salarié doit être remboursé au prorata du nombre de jours travaillés.
2/Les salariés à temps partiel
Les salariés à temps partiel, sont également remboursés de leur abonnement au service de transports publics au prorata du nombre d’heures travaillées.
3/Bulletin de paie
La prise en charge du titre est notifiée sur le bulletin de paie.
Cette prise en charge obligatoire est exonérée de charges sociales et d’impôts sur le revenu.
L’employeur doit connaître les différentes dispositions de prise en charge des frais de transports sous peine d’être sanctionné par des amendes de 3° et 4° classe.
4/Utilisation du vélo
« L’employeur peut prendre en charge tout ou une partie des frais du salarié se déplaçant en vélo (électrique ou non) sous forme de « frais kilométriques vélo » » (art.L.3261-3-1 CT).
« Les indemnités versées sont exonérées de charges sociales dans la limite de 200€ par an et par salarié ».
Il est possible de cumuler la prise en charge d’un abonnement de transport et de service de location de vélo lorsque le salarié est dans l’obligation d’utiliser les 2 moyens de transports pour effectuer son trajet domicile- travail.
Pour les remboursements des frais liés aux remboursements des véhicules personnels, l’employeur doit être en possession de la copie de la carte grise du véhicule.
5/Utilisation du véhicule personnel :
Une « prime transport » peut être versée à ses salariés (200€ max./an; prime non cumulable avec des frais d’abonnement aux transports publics).
Cette prime est versée aux salariés qui n’ont pas d’autres possibilités que d’utiliser leurs véhicules (lieu de travail non desservi ou horaires qui ne permettent pas de prendre les transports en communs).
Celle-ci est exonérée d’impôts sur le revenu et de toute cotisation dans la limite de 200€/an et par salarié.
6/Versement des indemnités forfaitaire kilométrique
Lorsque le salarié utilise son véhicule personnel afin de pouvoir effectuer son travail, l’employeur a la possibilité de lui verser une indemnité forfaitaire kilométrique.
L’indemnité n’est pas soumise à cotisation si l’employeur produit les justificatifs relatifs :
- au moyen de transport utilisé par le salarié ;
- à la distance séparant le domicile du lieu de travail ;
- à la puissance fiscale du véhicule ;
- au nombre de trajets effectués par mois.
Le salarié doit fournir une attestation stipulant qu’il ne transporte dans son véhicule aucune autre personne de la même entreprise qui bénéficierait des mêmes indemnités.
Si le salarié utilise son véhicule pour effectuer son trajet domicile – trajet pour des raisons qui lui sont propres, l’employeur peut lui verser des indemnités kilométriques dans la limite de 100% du titre d’abonnement aux transports.
« Le cumul « prime transport » + indemnités kilométriques peut être exonéré de cotisation au-delà de 200€/an mais dans la limite du montant des frais réellement engagé par le salarié pour effectuer ses trajets domicile-travail ».
7/Petit déplacement des salariés intérimaires
« Un régime spécifique d’exonération des petits déplacements domicile-lieu de travail s’applique :
– les valeurs tiennent compte des distances parcourues aller et retour,
– le point de départ est le domicile fiscal (ou lieu de résidence) du salarié, dûment justifié
par l’employeur (justificatifs tels que, quittance de loyer, facture d’électricité, de téléphone
taxe d’habitation, de moins d’un an…),
-un barème simplifié, revalorisé par l’ACOSS, donne des limites d’exonération par tranche
de 10 kilomètres (trajet aller/retour),
-ce barème est forfaitaire. Il s’applique quel que soit le mode de transport utilisé par le
salarié intérimaire et dispense l’employeur de justifier du mode de transport utilisé et du
montant des frais de transport réellement exposés par les salariés à l’occasion de leur
déplacement,
-les éventuelles primes de repas s’ajoutent à ces indemnités, sans êtres globalisées ».
Chaque année un barème est édité par l’administration fiscale afin de pouvoir calculer les indemnités kilométriques selon le nombre de chevaux fiscaux des véhicules.
L’instauration d’un barème spécifique d’indemnisation des frais de petit déplacement a été mis en place pour les salariés intérimaires.
8/Versement de la prime de transport e 4€
Cette prime est applicable en région parisienne et en province, sans justificatif et est soumise à cotisations.
La prime de transport de 4€ étant faite pour indemniser le salarié de ses frais de transport, l’employeur peut octroyer cette prime selon l’exemple suivant :
Ex : Pour un titre de transport de 100€, l’employeur ne versera que 46€ au salarié + la prime de transport de 4€ (c’est-à-dire 50% du titre de transport).