La loi RGPD (Règlement Général pour la Protection des Données) appliquée depuis le 25 Mai 2018 à pour objectif de protéger les données personnelles transmises par l’intérimaire à l’agence.
Les données collectées lors de l’inscription de l’intérimaire sont principalement utilisées par l’agence lors de la création de contrats et l’édition de paie. Elles sont également indispensables pour les multiples déclarations (DSN, DUE,…).
La loi RGPD limite fortement l’agence intérim à partager les informations personnelles, cependant certains organismes ou sous traitant peuvent y avoir accès (ex : l’URSSAF, Pole Emploi, la médecine du travail,…).Ce sont des organismes directement liés à l’intérim. Ils doivent être obligatoirement situés dans l’Union Européenne.
Cette loi permet également a l’intérimaire d’avoir totalement accès a ses données, ce qui lui donne le droit de modifier, supprimer (avec lettre écrite) et transférer les données transmises a l’agence. Si les obligations administratives ne vous permettent pas de supprimer les contrats et les paies, vous pourrez toutefois supprimer leurs coordonnées (adresse, téléphone, mail, etc…), leurs documents, leur suivi et les commentaires divers qui pourraient être enregistrés dans leurs fiches.
Attention si vous supprimez les informations personnelles d’un intérimaire, être sûr que celui-ci ne travaillera plus dans votre agence et qu’aucun dépôt DSN ne sera effectué. Sans quoi il vous faudra ressaisir les informations.
Les données personnelles sont gardées pendant 5 ans après l’édition de la première fiche de paie, elles sont ensuite détruites ou anonymisées. L’intérimaire devra donc mettre à jour ses informations.
Pour notre part, le logiciel Bestt est peu impacté par la loi RGDP dans la mesure où les informations ne sont pas accessibles sur le web. Elles restent dans une base de données protégée par mots de passe et installée en local sur votre serveur. Vous respectez donc l’obligation de protéger l’accès aux données privées de vos salariés, d’autant plus que l’accès au logiciel nécessite également un mot de passe.
Pour respecter une demande du Prisme, nous n’imprimons plus le numéro de sécurité sociale sur les contrats client car il contient des informations potentiellement discriminantes.
Concernant les logs et l’historique des modifications, il s’agit d’une fonctionnalité automatiquement gérée par la base de données mais pas accessible par les utilisateurs.
La loi RGPD est aussi l’occasion pour l’UE de rappeler aux professionnels, qui peuvent détenir des données privées sensibles, l’obligation de protéger au mieux l’accès aux informations, par respect pour les tiers qui pourraient être gravement impactés par une utilisation frauduleuse .Il vous est donc conseillé d’utiliser des mots de passe suffisamment complexes et de vous protéger des virus et des intrusions dans votre réseau.
