Durée de conservation des candidatures : CV, RGPD, Cnil.

Conservation du CV et RGPD

La conservation des données personnelles, tel qu’énoncé par l’article 17 du Règlement général sur la Protection des Données (RGPD), s’applique à toute entreprise. Cette norme européenne ne concerne pas juste les données des clients, des prospects ou des salariés, mais s’applique également aux données des candidats rejetés au cours du recrutement .

En effet, de nombreuses informations personnelles sont fournies dans un dossier de candidature : nom, prénom, adresse, numéros de contacts, permis de conduire, études, qualifications, expériences passées et la liste peut bien ainsi continuer avec d’autres données personnelles des candidats comme une photo, leurs passions, ou leur situation matrimoniale. Toutes ces informations sont protégées par le RGPD, et ne pouvant pas être conservées sans l’accord des candidats.

Le référentiel de la durée de conservation de la CNIL

Dans son référentiel dédié à la gestion des données personnelles issues des dossiers de candidature, la CNIL prévoit des durées de conservation précises. Concernant les candidatures ayant été refusées, le recruteur est tenu d’informer les candidats dont ils souhaitent pouvoir conserver le dossier (CV + lettre de motivation), afin qu’ils puissent s’y opposer. Si les candidats ne réclament pas la destruction immédiate de leur dossier, celui-ci pourra être conservé pendant une durée maximale de deux ans mais pas au de là. Si l’entreprise désire mettre en œuvre une durée de conservation plus longue, l’accord express des candidats est fortement demandé.

Concernant les personnes embauchées, les données de leur dossier de candidature peuvent être conservées pendant la durée de leur présence dans l’entreprise.

Données personnelles et recrutement

Toutes les données récoltées dans le cadre d’un recrutement ne doivent servir qu’à l’évaluation du potentiel d’un candidat, de sa capacité à occuper le poste envisagé. Ce qui relève de l’expérience et des qualifications est acceptable, mais certaines informations ne doivent en aucun cas être demandées ni conservées même si elles ont été fournies librement par le candidat.

Par ailleurs, seules quelques personnes dans l’entreprise sont autorisées à accéder aux données personnelles issues des dossiers de candidature. En l’occurrence, il ne peut s’agir que des personnes qui interviennent dans le processus de recrutement : le dirigeant, le supérieur hiérarchique, et les équipes de gestion du personnel ou de la direction des ressources humaines.